Sammanställning över personuppgiftsbehandlingar

Denna sammanställning över personuppgiftsbehandlingar har upprättats av Toyota Sweden AB (org. nr 556041-0010) (”Toyota”, ”vi” eller ”oss”). Sammanställningen är ett komplement till vår allmänna integritetspolicy och beskriver i mer detalj de behandlingar vi utför, på vilken laglig grund behandlingen sker samt hur länge vi sparar personuppgifter i samband med att du använder vår bildelningstjänst KINTO SHARE. I förekommande fall gäller nedan sammanställning också den behandling som utförs av Toyota Motor Europe NV/SA (”TME”) ochToyota Connected Europe Limited (”TCEU”), på det sätt som anges i vår allmänna integritetspolicy.

Definierade termer ska ha den betydelse som framgår av vår (allmänna integritetspolicy).

Registrering av medlemskap

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att:

du ska kunna skicka en förfrågan om medlemskap till oss;

vi ska kunna godkänna din förfrågan om att registrera ett medlemskap hos oss;

vi ska kunna lägga upp ett medlemskonto för dig; och

vi ska kunna initiera ingående av avtal om bildelning med dig.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att vidta förberedande åtgärder inför det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Kontoåtkomst: Lösenord som du väljer själv.

Godkännande av allmänna villkor: Uppgift om att du har accepterat de allmänna villkoren för KINTO SHARE.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för ovannämnda syfte till och med att avtalet om bildelning har ingåtts. Därefter behandlas uppgifterna i syfte att uppfylla avtalet till dess avtalet om bildelning avslutas samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk.

Skapande och avregistrering av KINTO SHARE konto

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att:

skapa ditt KINTO SHARE-konto;

du ska kunna godkänna skapandet av kontot med BankID;

vi ska kunna pröva förutsättningarna för att ingå ett avtal om bildelning med dig, inklusive att kunna säkerställa att den som tar del av tjänsten har ett körkort; och

vi på din förfrågan ska kunna avsluta ditt KINTO SHARE konto.

Uppgifter

Körkortsuppgifter (om du har svenskt körkort): Ditt körkortsnummer; sista giltighetsdag för ditt körkort; och ditt personnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att ingå avtal om bildelning med dig.

Berättigat intresse: Vid lagring av uppgifter efter medlemskapets upphörande sker behandling för vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk.

Övriga uppgifter (om du har svenskt körkort): Tillfälliga uppgifter vid uppkoppling mot BankID.

Körkortsuppgifter (om du har utländskt körkort): En bild på ditt ansikte bredvid körkortets framsida, en bild på ditt ansikte bredvid körkortets baksida, ditt körkortsnummer (beroende på vilket land ditt körkort är registrerat i); och sista giltighetsdag för ditt körkort.

Övriga uppgifter (om du har utländskt körkort) Ditt personnummer och/eller födelsedatum (beroende på i vilket land ditt körkort är utfärdat i); och hemadress.

Betalningsuppgifter: Uppgifter om betalkonto och kontokortsuppgifter.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för ovannämnda syfte till dess avtalet om bildelning avslutas samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk, dock maximalt under 2 års tid. I syfte att ge dig möjlighet att återaktivera ditt medlemskap hos oss sparas ditt konto med dess uppgifter under en period om 90 dagar efter medlemskapets upphörande. Om du vill avsluta medlemskapet omedelbart kan du kontakta vår kundservice. Vi raderar då ditt KINTO SHARE-konto.

Verifiering av uppgifter mot körkortsregistret (om du har svenskt körkort)

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att verifiera dina körkortsuppgifter mot Transportstyrelsens körkortsregister för att försäkra oss om att du har ett giltigt körkort för att vi ska kunna pröva förutsättningarna för att ingå ett avtal om bildelning med dig. Kontrollen sker såväl när du skapar ditt konto som löpande under avtalets gång.

Uppgifter

Körkortsuppgifter (om du har svenskt körkort): Ditt körkortsnummer; sista giltighetsdag för ditt körkort; och ditt personnummer.

Laglig grund för behandling

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga krav eftersom uthyrning av fordon endast får ske till personer som har giltigt körkort.

Bevarandetid

Manuell verifiering av körkortsuppgifter (om du har utländskt körkort)

Vi behandlar körkortsuppgifter inklusive bild på dig och ditt körkort i syfte att manuellt kunna verifiera att uppgifterna stämmer. Innehavare av utländskt körkort kan inte kontrolleras mot Transportstyrelsens körkortsregister. Istället kontrollerar vi att den bild du tar på ditt ansikte i Appen stämmer överens med bilden på ditt körkort. Om vi har anledning att betvivla att den person som finns på bild inte är innehavare av ett giltigt körkort kommer vi behandla denna persons kontaktuppgifter i syfte att kontakta personen på de kontaktuppgifter som angivits.

Uppgifter

Laglig grund för behandling

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att uppfylla rättsliga krav eftersom uthyrning av fordon endast får ske till personer som har giltigt körkort.

Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, kundID (för kontakt genom Appen) och telefonnummer.

Bevarandetid

Verifiering av uppgifter mot informationslistor

Vi behandlar vissa personuppgifter i förhållande till Biluthyrarna Sveriges (org nr. 802015-0333) (“BURF”) informationslista i syfte att

kontrollera om du finns registrerad och/eller spärrad i BURF:s informationslista, och

kunna rapportera till BURF:s informationslista om du har brutit mot de allmänna villkoren för KINTO SHARE på något av följande sätt: (i) efter hyrestidens slut inte återlämnar hyresobjektet; (ii) inte betalar P-böter; (iii) inte betalar hyra och annan ersättning; (iv) vanvårdar fordonet; (v) anmäls till polis för olovligt brukande; eller (vi) olovligen lämnar ut hyresfordonet till annan förare.

Syftet är vidare att BURF ska kunna föra listan, vilket sker i allmänhetens intresse och med tillstånd från Datainspektionen.

Uppgifter

Kontroll mot listan: Registreringsnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Berättigat intresse: Behandlingen sker för vårt berättigade intresse av att skydda och vårda våra fordon. Behandling sker också för vårt och andra uthyrares berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk.

Rapportering: Underlaget som lämnas in när vi rapporterar till BURF innefattar namn, personnummer, körkortsnummer och skäl för rapportering.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för att kontrollera om du är spärrad endast under den period som din förfrågan om medlemskap prövas. Uppgifterna behandlas för det andra ovannämnda syftet till dess avtalet om bildelning avslutas samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk. Underlaget för rapportering till BURF sparas under en period om tre arbetsdagar för att vi ska hinna administrera rapporteringen.

Verifiering av uppgifter mot UC

Vi behandlar vissa personuppgifter i samband med att vi gör en kreditprövning där vi lämnar uppgifter till UC för att UC ska kunna pröva om du uppfyller våra kreditprövningsriktlinjer.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer samt personnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna säkerställa din betalningsförmåga.

Kreditupplysning: Upplysning (”ja” eller ”nej”) huruvida du uppfyller våra kreditprövningsriktlinjer.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för ovannämnda syfte till dess avtalet om bildelning ingåtts och du godkänts. Förnyad prövning kan ske under avtalets gång och uppgifter om kreditprövningen sparas endast om prövningen ger ett negativt utfall. Underlaget för ett negativt utfall sparas under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk samt för förfrågningar från myndigheter, dock maximalt under 2 års tid.

Hantering av bokningar

Vi behandlar uppgifter som kan kopplas till ditt användarkonto, och som därmed utgör personuppgifter i syfte att:

du ska kunna göra bokningar som motsvarar dina preferenser,

du ska kunna se dina tidigare bokningar,

du ska kunna se hur länge du bokat ett fordon,

vi ska kunna undvika bedrägerier (exempelvis på grund av otillåtna tankningar, oanmälda skador eller förlust av fordon),

vi ska kunna se när ett fordon låses upp (upplåsning sker genom Appen) så att vi kan registrera bokningstid och användning samt kunna spåra fordon för de fall de försvinner,

vi ska kunna registrera körsträcka och andra uppgifter som behövs för att vi ska kunna ta betalt med en korrekt summa, och

du ska kunna rapportera skador i skadeloggen och vi ska kunna följa när sådana skador rapporteras.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna förebygga bedrägerier och kunna underhålla våra fordon.

Rättslig förpliktelse: GPS-position kan behöva lämnas för det fall fordonet anmäls saknat. Dina personuppgifter kan delas i samband med detta för det fall du var den senaste användaren.

Kontoåtkomst: Lösenord som du väljer själv.

Historisk kundinformation: Bokningshistorik och historiska bokningsförfrågningar. Fordonspreferenser (inklusive registreringsnummer). Historisk användning av tank-kort för att identifiera otillåtna tankningar för att undvika bedrägerier.

Betalning: Uppgifter om betalkonto, betalningshistorik och betalningsinformation (exempelvis summa och betalningsdatum).

Bokningsinformation: Tid och datum för upplåsning genom Appen. Mätarställningar på fordonet före och efter överlämning. Platsdata, för att säkerställa återlämning.

Information om skador: Registrerade skadeanmälningar eller anmälningar om förlust av fordon, registreringar av skador i skadeloggen efter utförd skadekontroll, beskrivning av skadan, foto på skadan i Appen.

Platsdata: Begränsad platsdata, exempelvis GPS-position på ditt fordon för det fall det anmäls saknat.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas till dess avtalet om bildelning avslutas samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk, dock maximalt under 2 års tid.

Supporttjänster

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig på ett effektivt sätt när du använder vår supporttjänst. Vi behandlar även dina uppgifter genom att dela dem till vår supportleverantör H1 Communication AB (org. nr 556730-0610).

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Fullgörande av avtal: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal om bildelning som ingås mellan dig och oss.

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera med dig och tillhandahålla dig support för att vi ska kunna uppfylla vår del av avtalet på ett för oss kostnadseffektivt sätt.

Historisk kundinformation: Bokningshistorik och historiska bokningsförfrågningar. Fordonspreferenser (inklusive registreringsnummer). Historisk användning av tank-kort för det fall du anser att du felaktigt ålagts att betala för otillåtna tankningar.

Bokningsinformation: Tid och datum för upplåsning genom Appen. Körsträcka (avläses till viss del av mätarställningar).

Betalning: Uppgifter om betalkonto, betalningshistorik och betalningsinformation (exempelvis summa och betalningsdatum).

Platsdata: begränsad platsdata, exempelvis GPS-position på ditt fordon för det fall det anmäls saknat.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas till dess kundserviceärendet har avslutats eller under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk, dock maximalt under 2 års tid.

Marknadsföring och kommunikation

Vi behandlar dina personuppgifter för att:

hålla dig informerad (genom e-post eller s.k. push-meddelanden) om din användning av Appen och KINTO SHARE, exempelvis genom att meddela dig om kommande bokningar och slutförda bokningar;

informera om uppdateringar av de allmänna villkoren för KINTO SHARE och vår integritetspolicy;

kunna besvara frågor som du har i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter och säkerställa att du kan utöva dina rättigheter i förhållande till dina personuppgifter;

kunna bistå om du vill ändra din Kontoinformation;

fråga om du vill ge din åsikt kring hur du upplever KINTO SHARE;

kunna skicka inbjudningar till dig om att delta på events samt rekommendationer eller förfrågningar att delta i marknadsundersökningar; och

fråga dig om du godkänner behandlingen av dina uppgifter för marknadsföringsändamål och registrera ditt ”nej” om du inte lämnar ditt samtycke.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att skapa aggregerad data för att:

förbättra funktionaliteten hos Toyotas fordon, applikationer, existerande produkter och tjänster samt för att utveckla nya produkter och tjänster;

bedriva forskning och utveckling, utföra dataanalys och skapa grupp-användarprofiler av aggregerad data för att kunna förhöja och förbättra KINTO SHARE och för att utveckla nya tjänster och lösningar inom mobilitet; och

säkra, underhålla och understödja nätverk, system och applikationer.

I vissa fall kommer endast aggregerad data att användas. Om den aggregerade informationen inte kan kopplas till dig som person utgör den inte personuppgifter.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna kommunicera med dig, rikta viss marknadsföring till dig och tillhandahålla dig relevant service i förhållande till din användning av KINTO SHARE.

Samtycke: När det gäller direktmarknadsföring (dvs. via telefon, e-post och SMS) och när sådan marknadsföring rör inbjudningar till att delta på events samt rekommendationer eller förfrågningar att delta i marknadsundersökningar, kommer vi endast använda dina personuppgifter om du har lämnat ditt uttryckliga samtycke för varje form av sådan marknadsföringskommunikation.

Historisk kund- och bokningsinformation: Bokningshistorik och historiska bokningsförfrågningar. Fordonspreferenser (inklusive registreringsnummer). Tid och datum för upplåsning genom Appen. Körsträcka (avläses till viss del av mätarställningar).

Information om skador: Antal och typ av registrerade skadeanmälningar eller anmälningar om förlust av fordon, beskrivning av skadan, foto på skadan i Appen.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas under den tid ditt avtal om bildelning med oss gäller och du har ett aktivt medlemskap hos oss samt under den ytterligare tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk samt för förfrågningar från myndigheter. Behandling som grundas på ditt samtycke sker till dess du återkallar ditt samtycke. För det fall uppgifterna behandlas för att skapa aggregerad data behandlas uppgifterna under den begränsade tid period som krävs för att omvandla uppgifterna till aggregerad data. Därefter behandlas endast aggregerad data som antingen är pseudonymiserad eller anonymiserad.

Delning av dina personuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter genom att dela dem till följande parter och för följande ändamål:

H1 Communication så att de kan tillhandahålla KINTO SHARE support till dig;

bolag inom Toyotakoncernen, inklusive Toyota Motor Europe NV/SA och Toyota Connected Europe Limited, för försäljnings- och marknadsföringsaktiviteter i enlighet med dina marknadsföringspreferenser;

Facebook och andra annonsnätverk (endast e-postadress) för att kommunicera med våra befintliga kunder och för att kunna blockera annonser från oss i ditt sociala medier-flöde eller för att exkludera icke-relevant information, för det fall du angivit detta som preferens;

myndigheter (exempelvis exekutiva myndigheter som Kronofogden och tillsynsmyndigheter som Transportstyrelsen samt Skatteverket) och domstolar om det behövs för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt lag, domslut eller myndighetsbeslut;

motparter eller tredje part, exempelvis inkassobolag, inom ramen för en tvist;

BURF för att kunna utföra viss rapportering till BURF:s informationslista;

externa tjänsteleverantörer i samband med utveckling, marknadsföring och tillhandhållande av KINTO SHARE, exempelvis för att understödja och underhålla IT-system, plattformar och applikationer inom ramen för tjänsterna inom KINTO SHARE.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla dig relevanta tjänster och för att kunna utveckla våra tjänster.

Rättslig förpliktelse: Vid delning av uppgifter till myndigheter, domstolar och vissa motparter sker det för att vi har en rättslig förpliktelse att utföra sådan behandling.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas för ovannämnda syfte till dess delning har skett.

Behandling för uppfyllande av rättsliga förpliktelser

Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla rättsliga förpliktelser. Detta innefattar att dela dina uppgifter till myndigheter och domstolar enligt ovan men också att behandla dina uppgifter under viss tid för att uppfylla sådana förpliktelser. Det innefattar också att använda dina uppgifter om det är nödvändigt i samband med en tvist eller annat rättsligt förfarande.

Uppgifter

Identitets- och kontaktuppgifter: Fullständigt namn, e-postadress, och telefonnummer.

Laglig grund för behandling

Berättigat intresse: Behandling sker för vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla dig relevanta tjänster och för att kunna utveckla våra tjänster samt för vårt berättigade intresse att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Rättslig förpliktelse: Vid delning av uppgifter till myndigheter, domstolar och vissa motparter sker det för att vi har en rättslig förpliktelse att utföra sådan behandling.

Betalning: Uppgifter om betalkonto, betalningshistorik och betalningsinformation (exempelvis summa och betalningsdatum).

Historisk kund- och bokningsinformation: Bokningshistorik och historiska bokningsförfrågningar. Betalningshistorik och betalningsinformation.

Bevarandetid

Uppgifterna behandlas under den tid som kan krävas för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara eventuella rättsliga anspråk eller för den tid som anges i relevant lag, exempelvis 7 år för bokföringsändamål.